Operations Client Service, Fund Services, Assistant Vice President

Recruiter
State Street.
Location
Montreal, Quebec
Salary
Not disclosed
Posted
21 Oct 2020
Closes
21 Nov 2020
Ref
R-651783
Contract type
Permanent
Hours
Full time
Experience level
Manager

Ce que nous cherchons

Le titulaire du poste sera responsable de la gestion des relations avec la clientèle et de la supervision des opérations quotidiennes, tout en assurant un niveau élevé de satisfaction de la clientèle. Il agira à titre de personne-ressource relativement aux demandes de renseignements de la part des clients. Cela comprend la coordination des services pour le lancement, les conversions, les restructurations des fonds et produits ainsi que l’interaction avec tous les services internes aux fins de la prestation globale des services pour leurs clients. Il sera responsable de la gestion du risque opérationnel interne et des questions de conformité se rapportant aux relations avec la clientèle ainsi que de la coordination avec les services internes au chapitre de la préparation de rapports personnalisés nécessaires à l’intention des clients. Il assumera la direction de projet relativement à la formation, préparera des rapports personnalisés à l’intention des clients et soutiendra l’activité liée aux demandes de propositions. Il devra assurer la gestion au sein de deux niveaux de gestion subalterne.

Pourquoi ce rôle est important 

L’équipe que vous allez rejoindre fait partie de State Street Global Services (SSGS). SSGS donne aux propriétaires et aux gestionnaires d’actifs accès aux outils financiers essentiels dont ils ont besoin pour offrir des solutions d’investissement efficaces. De la conservation de base, la comptabilité, l’administration de fonds, la tenue de dossiers des actionnaires, et le service au fonds alternatifs tels que les produit dérivés, les outils de SSGS aident nos clients à faire de meilleurs choix d’investissement et à saisir les occasions de croissance.

Joignez-vous à nous si vous comptez parmi vos défis faire votre marque dans le secteur des services financiers dès votre premier jour.

Vos responsabilités principaux

En tant que Vice-président adjoint, gestion de la clientèle et opérations, vous êtes responsable de :

  • Gérer les équipes des agents des services à la clientèle et/ou les associés principaux; superviser/diriger les activités et fournir des conseils éclairés.
  • S’assurer de la résolution satisfaisante des problèmes soulevés par les clients en donnant des réponses et en faisant appel aux échelons supérieurs au besoin.
  • Collaborer étroitement avec les équipes internes et les clients. Faciliter la communication entre le service de gestion de la clientèle et opérations et les autres unités opérationnelles afin d’assurer un environnement fonctionnel efficace. Travailler avec les cadres supérieurs en vue de les tenir informés des nouveaux développements, des problèmes liés aux services et des nouvelles possibilités d’affaires et de ventes croisées.
  • Préparer les profils concernant les risques internes et la conformité, répondre aux demandes de renseignements de la part des vérificateurs des clients et examiner périodiquement les factures des clients pour en assurer l’exactitude.
  • Examiner et analyser les données relatives aux pertes et profits des clients aux fins de la vraisemblance et enquêter sur les problèmes déterminés.
  • Assurer la gestion de projets globale relativement aux initiatives des clients et des systèmes. Agir à titre de coordonnateur entre les unités opérationnelles afin d’assurer la réussite de la mise en œuvre. Gérer les attentes des services internes et des clients. Obtenir la documentation nécessaire, au besoin. Préparer des rapports personnalisés à l’intention des clients et assurer la formation de ces derniers.
  • Coordonner les activités visant à remettre des rapports aux clients en temps opportun.
  • Assurer un niveau de satisfaction de la clientèle supérieur en déterminant, de manière proactive, les besoins des clients et les problèmes internes susceptibles de compromettre la satisfaction de ces derniers.
  • Assumer la gestion quotidienne et la réussite des relations des comptes en garantie ou l’exécution des opérations et processus quotidiens complexes assignés.
  • Gérer quotidiennement la prestation des services pour satisfaire aux ententes de niveau de service et indicateurs de rendement clés, voire les surpasser.
  • Gérer et communiquer aux échelons supérieurs les problèmes liés aux services partagés, aux coentreprises et au centre d’excellence.
  • Coordonner la mise en œuvre des nouveaux fonds, systèmes et processus. Gérer les conversions et les autres projets des clients. Coordonner l’entrée sur le marché et les liquidations.
  • Définir et mettre en œuvre des pratiques de fonctionnement exemplaires.
  • Développer des relations avec les entreprises clientes. Évaluer les niveaux de satisfaction.
  • Participer aux examens et vérifications de conformité et de fiducie.
  • Coordonner la formation des clients sur l’utilisation des interfaces de State Street (p. ex., myss.com).
  • Assurer le perfectionnement des nouveaux employés et motiver ces derniers. Effectuer des évaluations de rendement.
  • Contribuer aux efforts de développement des nouvelles entreprises, au besoin. Faire des présentations à l’intention des entreprises clientes potentielles.
  • Siéger à des comités. Faciliter la définition et la mise en œuvre des nouvelles initiatives de l’entreprise.
  • Procéder aux évaluations des risques annuelles relativement aux comptes des clients et aviser le vice-président de tout changement susceptible d’augmenter le risque pour State Street.
  • Effectuer d’autres tâches, au besoin.

Ce que nous valorisons 

Ces atouts vous rendront efficaces dans de rôle: 

  • Un sens du leadership et des compétences en gestion de haut niveau.
  • De l’expérience en matière de gestion des relations, de solides aptitudes en communication orale et écrite et une certaine expérience en matière de présentations sont exigées.
  • Une bonne connaissance des systèmes informatiques, des opérations financières et des secteurs d’activité connexes serait un atout.

Profil académique et professionnel préféré 

  • Diplôme en administration des affaires et une expérience de 8 à 10 ans dans le domaine des services financiers ou des opérations d’investissement dont 4 à 5 années à titre de responsable en matière de gestion.
  • Bilinguisme essentiel (français, anglais) 

À propos de State Street 

Ce que nous faisons. State Street est l’une des plus grandes banques dépositaires, gestionnaires d’actifs et sociétés de renseignements sur les actifs dans le monde. De la technologie à l’innovation de produits, nous faisons notre marque dans le secteur des services financiers. Depuis plus de deux siècles, nous aidons nos clients à protéger et à gérer les investissements de millions de personnes. Nous fournissons des services de placement, des données et des analyses, de la recherche et du commerce de placements et de la gestion des placements aux clients institutionnels.

Travailler. Vivre. Grandir. Nous déployons tous les efforts pour créer un excellent environnement de travail. Nos avantages sociaux sont concurrentiels et complets. Les détails varient selon les endroits, mais vous pouvez vous attendre à de généreux soins

Inclusion, Diversité. Responsabilité sociale. Nous croyons vraiment que la diversité des antécédents, des expériences et des points de vue de nos employés contribue grandement à créer un environnement inclusif où chacun peut s’épanouir et réaliser son plein potentiel tout en ajoutant de la valeur à notre organisation et à nos clients. Nous accueillons chaleureusement les candidats de diverses origines, origines, capacités, âge, orientation sexuelle, identité de genre et personnalité. Une autre valeur fondamentale de State Street est l’engagement actif avec nos communautés partout dans le monde, en tant que partenaire et leader. Vous aurez des outils pour aider à équilibrer votre vie professionnelle et personnelle, des journées de bénévolat rémunérées, un programme de dons de contrepartie et l’accès aux réseaux d’employés qui vous aident à rester connecté à ce qui vous importe.

State Street est un employeur d’égalité des chances et d’action positive.

Découvrez toutes les opportunités disponibles chez State Street à Statestreet.com/careers

Who we are looking for 

Client Service Operations is accountable for the managing of client relationship and oversight of day-to-day operations, ensuring a high level of client satisfaction. This person will act as an escalation point on client inquiries and requests. This includes the coordination of services for fund/product start-up/conversions, restructures and interacting with all internal departments for the overall service delivery for their clients. Responsible for managing internal operational risk and compliance matters pertaining to assigned client relationships, as well as coordinating with internal departments for any required client specific reporting. Provide project leadership for training, designing client-specific reporting and supporting RFP activity. Manage through two levels of subordinate management.

Why this role is important to us

The team you will be joining is a part of State Street Global Services (SSGS). SSGS gives asset owners and managers access to the essential financial tools they need to deliver effective investment solutions. From core custody, accounting, fund administration and shareholder recordkeeping, to complete operations solutions and servicing for alternative assets like OTC derivatives, private equity and real estate, SSGS’ tools help our clients make better investment choices and act on growth opportunities.

Join us if making your mark in the financial services industry from day one is a challenge you are up for.

What you will be responsible for 

As the Assistant Vice President Client Management & Operations, (the “AVP”), you will: 

  • Manage teams of Client Service officers and/or Senior Associates, overseeing/directing activity and providing experienced guidance
  • Ensure client issues are satisfactorily resolved by responding and escalating as appropriate.
  • Work closely with internal teams and clients. Facilitate communication between Client Management & Operation & other business units to ensure an effective operating environment. Works with senior management keeping them informed of new developments, service issues, and new business/cross sell opportunities.
  • Prepare internal risk and compliance profiles, responds to inquiries from client auditors and periodically reviews client invoices for accuracy.
  • Review and analyses client Profit and Loss data for reasonability and investigates identified issues
  • Provide overall project management for client and systems initiatives. Act as a liaison between business units to ensure successful implementation. Manages internal and client expectations. Obtains required documentation, as appropriate. Designs customized client reports and provide client training.
  • Coordinate activity for rendering timely reporting to clients.
  • Ensure superior client satisfaction by proactively identifying client needs, and potential internal issues impacting client satisfaction.
  • Responsible for the day to day management and successful relationships of assigned accounts or for performing assigned, complex daily operations and processes.
  • Manage daily service delivery to meet or exceed Service Level Agreements and Key Performance Indicators.
  • Manage and escalate issues related to Shared Services, Joint Venture and Centre’s of Excellence.
  • Coordinate the implementation of new funds, systems and processes. Manage client conversions and other client projects. Coordinate market entry and liquidations.
  • Identify and implement consistent operational best practices.
  • Develop relationships with client companies. Assess satisfaction levels. 
  • Assist with compliance/fiduciary reviews and audits.
  • Coordinate client training on using State Street interfaces (i.e. myss.com)
  • Develop and motivate new staff. Complete performance appraisals.
  • Assist with new business development efforts as needed. Make presentations to potential client companies.
  • Serve on committees. Help define and implement new company initiatives. 
  • Perform annual risk assessments for customer accounts and alert Vice President of any changes that may increase State Street risk.
  • Work closely with senior management to keep them informed of new developments, service issues and new business opportunities.
  • Govern the coordination of services for fund/products and will interact with Accounting Operations and global COE’s to ensure the overall success of service delivery for clients.
  • Work closely with internal teams, coordinating and interacting with global COE’s for the overall service delivery of their assigned clients.
  • ensure all inquiries received through IMT are responded to within the prescribed timelines established by the department.
  • Ensure the service governance of all client relationships is effectively monitored and tracked through the respective dashboards adopted by the department.
  • What we value

These skills will help you succeed in this role: 

  • Superior leadership and managerial skills.
  • Sound interpersonal skills
  • Experience in relationship management, strong verbal and written communications skills, and some experience with presentations a must.
  • Good knowledge of computer systems, financial operations and related industries a plus.

Education & Preferred Qualifications: 

  • Business degree plus a minimum of 8-10 years related financial services or investment operations experience with 4-5 years of management responsibility.
  • Bilingualism (French, English) essential 

About State Street 

What we do. State Street is one of the largest custodian banks, asset managers and asset intelligence companies in the world. From technology to product innovation we’re making our mark on the financial services industry. For more than two centuries, we’ve been helping our clients safeguard and steward the investments of millions of people. We provide investment servicing, data & analytics, investment research & trading and investment management to institutional clients.

Work, Live and Grow. We make all efforts to create a great work environment. Our benefits packages are competitive and comprehensive. Details vary in locations, but you may expect generous medical care, insurance and savings plans among other perks. You’ll have access to flexible Work Program to help you match your needs. And our wealth of development programs and educational support will help you reach your full potential.

Inclusion, Diversity and Social Responsibility. We truly believe our employees’ diverse backgrounds, experiences and perspective are a powerful contributor to creating an inclusive environment where everyone can thrive and reach their maximum potential while adding value to both our organization and our clients. We warmly welcome the candidates of diverse origin, background, ability, age, sexual orientation, gender identity and personality. Another fundamental value at State Street is active engagement with our communities around the world, both as a partner and a leader. You will have tools to help balance your professional and personal life, paid volunteer days, matching gift program and access to employee networks that help you stay connected to what matters to you.

State Street is an equal opportunity and affirmative action employer.

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